Langkah-langkah untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan

Langkah-langkah untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan

Assalammualaikum wr wb

Apa itu PMPK? PMPK adalah singkatan dari Pamecahan Masalah dan Pengambilan Langkah. PMPK ditulis oleh dua tokoh/konsultan manajemen AS :
Charles H. Kepner dan Benjamin B. Tregoe ( Kepner – Tregoe ) yang membukukan pengalamannya membantu para manajer perusahaan dalam buku berjudul The Rational Manager (1965) . Buku ini kemudian direvisi dan dinamakan The New Rational Manager. Selain dikenal sebagai tokoh yang merumuskan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang rasional, pendekatannya yang imajinatif dianggap teliti karena selalu menguji kembali setiap keputusan yg diambil untuk lebih menjamin pengalamannya dalam implementasi.

Proses PMPK dibagi dalam 4 bagian utama:

1. Penilaian situasi
2. Analisis masalah
3. Analisis keputusan
4.  Analisis masalah Potensial

 Selain itu, ada beberapa cara memecahkan masalah yang dikemukakan oleh Fremont E. Kast & James E. Rosenweig, yaitu sebagai berikut :

1. Secara Ilmiah
2. Secara logika murni
3. Secara Pengetahuan awam
4. Secara Naluri
5. Secara kekuasaan
6. Secara supra natural

Setelah disimpulkan mengenai cara caranya, sekarang kami mempunyai beberapa tahap untuk mengatasi masalah, apa sajakah itu? mari simak penjelasannya. 

  1. Penialaian situasi

Hal yang pertama dilakukan adalah dengan menilai situasi yang ada, dari mulai apa yang terjadi, mengapa hal ini bisa terjadi, dan tindakan apa yang harus diambil.Sebagai titik berangkat untuk menilai situasi yg komplek dan tidak dapat didefinisikan Ide sebagai berikut

• Mengenali kerisauan
• Memilah kerisauan untuk memusatkan perhatian pada kerisauan yang spesifik
• Menentukan prioritas
• Merencanakan pemecahan kerisauan         

Dan adapun langkah-langkah untuk menilai situasi adalah sebagai berikut

• REAKTIF
  Reaktif Berarti kita harus menunggu sampai ada masalah.
• PROAKTIF
  Sedangkan proaktif adalah dengan partisipasi langkah sebelum masalah datang.  Langkah ini lebih baik untuk mengantisipasi hambatan dan penyimpangan.
  
  
  

2. Mengenali Kerisauan

Yang kedua adalah kita harus membuat daftar semua kerisauan (concerns) yang dirasakan organisasi (yang dirasakan mengganggu,kurang mengenakkan, hal yang meminta perhatian , namun belum yakin bahwa hal itu perlu diatasi) dengan mengajukan beberapa  pertanyaan yang mempunyai isi :

• Dimana target yg tidaak tercapai
• Perubahan2 apa yang dpt terjadi yang daapt menimbulkan ancaman  atau peluang bagi kelangsungan hidup organisasi
• Bidang atau Bagian mana yg perlu ditingkatkan kinerjanya 
• Keputusan2 mana yg perlu diambil
• Rencana apa yg perlu dilaksanakan
• Tindakan apa yg perlu segera diambi
  
  
  

3. Memilah Kerisauan
Memilah kerisauan hanya dilakukan apabila masalah yang dihadapi belum jelas, hal ini bisa terjadi bila terdapatnya banyak masalah atau gabungan dari beberapa masalah. Untuk memilah kerisauan anda harus bertanya pada diri anda sendiri

• Apa yang anda maksud dengan…(masalah anda)...?
• Bukti apa yang anda punya sehingga Anda mengatakan seperti itu?
• Apakah kerisauan itu masih bisa dirinci lagi?

4. Menentukan Prioritas

Yang Keempat adalah dengan menentukan Prioritas. Menentukan Prioritas dilakukan terutama bila

sumber daya terbatas. Ketika menentukan Prioritas harus dilakukan pertimbangan yang berisi

tentang:

• Kegawatan
• Mendesak
• Pertumbuhan

Adapun cara menentukan prioritas adalah dengan memberi predikat kepada masalah itu dengan

ukuran:

•  Tinggi
•  Sedang
•  Rendah

5.Merencanakan langkah penanganan
Merencanakan langkah penanganan bisa dilakukan dengan memperhatikan sifat karasteristik dari masalah yang ada.  Contohnya adalah dengan membuat catatan sebagai berikut: 

Siapa? menangani apa? kapan mulai? kapan berakhir?

6. Analisis persoalan atau masalah 

Analisis persoalan/ masalah adalah langkah sistematis untuk menemukan penyebab dari suatu 

masalah

Ada 3 urutan dalam menganalisis masalah :

1.   Mensdeskripsikan persoalan/masalah dengan rinci, informasi dan spesifik
2.   Mengembangkan sebab2 yg mungkin gunakan pengalaman, pengetahuan, analisis
3.   Menemukan sebab yg sesungguhnya uji mana yg paling memberikan keterangan atau bukti. 

7.Merumuskan masalah
Kepner-Tregoe membatasi masalah sebagai kesenjangan. Disebut bermasalah kalau ada 

kesenjangan, baik kesenjangan orang maupun sistem. Setiap masalah harus memiliki beeberapa 

syarat, yaitu :

•Harus tunggal dan spesifik

• Ada pemiliknya

• Masih dalam jangkauan pengelola

8. Membuat Spesifikasi Penyimpangan

• Apa atau siapa yang mempunyai masalah?
• Apa masalah yang dihadapi?
• Kapan?
• Seberapa besar yang terkena masalah?
• Kecenderungannya dari waktu ke waktu
• Mencari pembanding ( closest logical comparation )

9.Mencari perbedaan dan perubahan

Selanjutnya, kita harus mengidentifikasi perbedaan yang ada antara pihak yang bermasalah

dengan pihak pembanding pada setiap spesifikasi yang ada. Perubahan adalah perubahan 

yang terjadi pada pihak yang bermasalah atau perubahan yang terjadi disekitar yang 

bermasalah sejak masalah tersebut mulai dirasakan.

 10. Membuat Daftar Kemungkinan Penyebab 
Selanjutnya adalah dengan membuat daftar kemungkinan penyebab yang disimpulkan dari adanya perbedaan dan perubahan. Bisa juga ditambahkan kemungkinan lain dari pengalaman dan teori dari ilmu yang dipelajari

11. Menguji Kemungkinan Penyebab.
 Menguji kemungkinan penyebab berguna untuk menentukan penyebab yang paling mungkin atau penyebab yang sebenarnya.Yaitu denan mengajukan pertanyaan :

"Apakah penyebab ini sesuai dengan fakta yang ada dalam spesifikasi yang telah kita buat sebelumnya?"
Penyebab yang tidak sesuai dengan fakta pada saat penyusunan spesifikasi akan gugur.

12. Verifikasi penyebab yang sebenarnya.

Verifikasi adalah pengujian kebenaran penyebab suatu masalah, baik untuk diterapkan pada benda \

mati tapi masih sangat sukar diterapkan pada manusia.

13. Analisis keputusan

Analisis keputusan adalah langkah-langkah yang sistematis untuk menentukan pilihan kelanjutan 

dari Teknik Analisis masalah, tinggal dipilih keputusan terbaik unt memperbaiki penyimpangan. Ada 

3 ide fundamental :

1.          Menentukan sasaran sasaran atau kriteria
2.          Mempertimbangkan alternatif alternatif yang dapat memenuhi sasaran
3.          Menilai akibat akibat yang merugikan atau risiko yang terkandung dlm alternatif alternatif  yang menarik sebelum  diadakan komitmen untuk bertindak.

  Adapun alngkah langkah yang harus ditempuh adalah sebagai berikut.

1.Menyatakan tujuan pengambilan  keputusan. 

    Dengan menyatakan tujuan, kita dapat  mengetahui apa yang akan kita lakukan. Semakin     

     spesifik semakin baik. 

2.   Menentukan kriteria atau persyaratan pemilihan:

Menentukan Kriteria Wajib/ Keharusan ( mutlak, terukur, realistis)
-Menjadi pembatas apakah sesuatu/orang layak jadi calon. 

         -Menentukan Kriteria keinginan bersifat relatif. Digunakan sebagai saringan kedua untuk memilih calon yang mendekati keinginan.

          -Menetapkan bobot bagi masing-masing kriteria, Agar kriteria yang lebih tinggi kepentingannya dapat dibobot lb tinggi ( bobot adalah tingkat pentingnya suatu kriteria dibanding yang lain.

         -Ditentukan nilai gradasi dari setiap kriteria untuk menentukan berapa nilai relatif suatu alternatif. Merupakan langkah substantif, imaginatif, kreatif untuk mendapat hasil terbaik

         3. Membuat atau mengembangkan alternatif pilihan

Agar lebih objektif dalam menyusun kriteria, sebaiknya alternatif alternatif yang ada

tidak kita teliti dahulu sebelum kita menentukan kriteria, karena kita cenderung 

membuat kriteria yang menguntungkan alternatif yang lebih kita sukai. Selain itu, 

Mengembangkan alternatif pilihan juga langkah kreatif. Semakin kreatif semakin 

banyak pilihan yang dapat dikembangkan.

4. Mengevaluasialternatif

Alternatif yang ada dievaluasi, mulai dari Kriteria keharusan sebagai saringan 

pertama. Kriteria kedua adalah kriteria Keinginan lengkap dengan bobot dan gradasi. 

Hasilnya adalah nominasi yang belum final

 

5. Mempertimbangkan Risiko Pemilihan

       Buat daftar hal-hal kritis dari setiap calon . Diusahakan mendapat informasi negatif 

       dari calon / alternatif pilihan, untuk menghindari terjadinya hal-hal  yang merugikan

       dibelakang hari. Langkah ini juga membutuhkan imajinasi  kreatifitas yang tinggi

     

14.  Analisis Masalah Potensial

       Analisis Masalah Potensial adalah langkah-langkah  sistematis untuk mengamankan  suatu

       rencana. Masalah yang belum terjadi namun diperkirakan akan terjadi kalau tidak melakukan 

       tindakan pencegahan. 

       Ide kunci :

  - Memperkirakan masalah/persoalan masa depandalam daerah tindakan atau rencana kritis

  - Mengidentifikasi sebab-sebab yang mungkin dari masalah  masa depan itu

  - Merencanakan tindakan pencegahan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya persoalan

AMP dapat digunakan untuk : 

         - Melengkapi rencana sebelum dilaksanakan

         - Memonitor rencana yang sedang berjalan

         - Memberi reaksi terhadap perubahan

         - Memperbaiki pelaksanaan pelaksanaan  kegiatan yang sedang berjalan

Mungkin hanya itu yang bisa saya paparkan mengenai Langkah-langkah untuk memecahkan 

masalah dan mengambil keputusan, mohoh maaf apabila ada kesalahan.

Jangan lupa tinggalkan komentar dan di share ya kawan.